展示会出展までの道のりは？展示会選定から出展準備の流れを解説！

展示会の準備は大変と聞くし、具体的にどんなことをすればいいかわからない。。。

こんな声を耳にすることがしばしばあります。実際にやることは多く、特に直前になると対応に追われるということもあります。そこで、今回は、展示会の出展でどのようなことをやっていくのかの全体像・流れを解説していきます。

展示会に出展しようとしているが、慣れていなく全体を知りたい出展担当者
展示会出展の準備を効率的に行いたい出展担当者

獲得したい顧客のイメージや目標を設定する

実際に展示会に出展する場合、ここを設定しないで臨む企業も一定数存在します。筆者の知る会社でも、これを検討せず大きなコストを投じて出展した後に、獲得した見込み客の対応フローが定まっていなくお金が無駄になったケースや、出展目標が定まっていなかったがために通常業務をやっていたほうが却って良かったというケースを何回か見てきました。

展示会成功のために、まずは目標や出口戦略を定めておくようにしましょう。例えば、下記のような形です。

目標売り上げ達成のために、リテール業界の店舗DX関連リードを200件獲得する
AI開発の協業先やパートナー企業となりうる関西エリア企業を10社獲得する
新商品のプレマーケティングを行い、実際のユーザーとなりうる層に利用感を体験してもらいフィードバックを50件集める

ここで、重要なポイントを太字にしました。「定量的な目標」と「ターゲット層」です。これらを具体化しておくことで、出展すべき展示会の見当をつけやすくなるのです。

出展する展示会の選定

次に、目指す目標にを達成するために、どの展示会に出展するかを決めます。

定量的な目標の切り口では、規模の大きい展示会に出展するという方向性で問題ありません。多少の違いはありますが、出展企業数が多いからと言って出展料金が跳ねるということはあまりありません。従って、大都市圏で開催されている展示会に出展するケースが多くなると思います。

一方、どちらかというと重要なのはターゲット層の切り口です。展示会といえども、ざっくりと分けると展示会の性格として

すそ野の広めの展示会
スコープを絞り目の展示会

に分けることができます。そこで、一つ上述の

目標売り上げ達成のために、リテール業界の店舗DX関連リードを200件獲得する

を例に考えていきます。このケースでは、例えば「Japan IT Week」という展示会が来場者数も多く、候補に挙がるかと思います。ただ、この展示会は割と「すそ野が広めの展示会」であり、製造現場のデジタル化や、経理業務のデジタル化を検討している来場者など、リテール業界以外の来場者がかなり多めです。そこで、もう少し調べてみると「商業施設・店舗DX展」という展示会があることが分かりました。この展示会は、今回ターゲットとする層の割合が非常に多く、高効率で目的を達成できると期待ができます。

因みに、各展示会でこちらのような来場者属性をまとめている資料を公表していたりするので、これをチェックするのが有効です。

出展申し込み

出展申込は、開催の一年前から開始するケースが多く、出展する小間の位置は先着順で埋まっていくことが殆どです。そこで、申込の際には、

早めに出展申し込みができるか
結果の出やすい小間位置に出展できるか

がカギになってきます。因みに、小間の単位が3m x 3m四方になり、展示会によっては、１小間から出展できるものもあれば、２小間からしか出展できないものもあります。1.に関しては予算を早めに獲得して社内承認を早めにとるというということになりますが、皆さん良く迷われるのは2.の方です。小間位置の選び方の詳細については、通行人数の多い大通り沿いの小間位置を選ぶと良いでしょう。また、詳細は下記の記事でかなり掘り下げて解説しているので是非見てみてください。

外注営業やコンパニオンの手配

展示会に社内リソースを割けない/割きたくない場合は、ブースで説明をする外注営業員や、来場者をブースに誘引するコンパニオンを活用することも可能です。

その場合は、なるべく早くに業者に相談をして、日時と人員のブロックを行うべきです。なぜなら、説明の上手な営業代行スタッフや、誘因の得意なコンパニオンは早々に先約が入ってしまうからです。また、いつも同じメンバーの方がブース対応してくれていると、展示会ごとの事前運日や落とし込みの手間も軽減される上に、ブースでの説明の質や誘因の効率が上がるので、この点はとても重要です。

ブース装飾・展示デモの準備

ブースの場所が決まったら、どんなブースのデザインにするかを決め、ブースでの展示物を決めていきます。展示デモに関しては各社によって変わってくるのでこちらでは割愛しますが、ブース装飾の準備は、従来のデザインとは違うものとする場合は早めに動く必要があります。

ブースのポンチ絵やイメージを装飾業者に伝えて、それに対するデザイン案が上がってくるという流れですが、なかなか一回で思った通りのデザイン案が上がってくることは少ないです。デザイン案に対して修正依頼やフィードバックを入れ、それに対するデザインが上がってくるというキャッチボールの往復を複数回行う形になります。なので、綿密なすり合わせが必要で、思っている以上に時間がかかるので、時間に余裕を十分持って臨むことが重要です。

また、装飾業者も色々なタイプがいて、色々と提案してくるタイプの業者もいれば、完全に支持を待つだけのタイムの業者もいるので、実際に進める場合はどちら寄りの業者かを見極めて動くと比較的スムーズにいくと思います。

資料やノベルティの作成

ブース内の机やカタログスタンドに置くパンフレットやチラシなども作成していく必要があります。部数はもし読めない場合は、多少余ってしまってもよいので、少々多めに部数を注文しておくことをお勧めします。展示会会期中に配布資料がなくなってしまうと大変な機会損失ですし、現地で追加で特急で印刷しようとすると、印刷料金がかなり高くなってしまうためです。

また、ノベルティもうまく活用できれば有効になります。実際に、筆者のいた会社でも資料だけの配布の時よりも、トートバッグ入りの資料にした時の方が明らかに来場者のブースへの誘因が増加した経験があります。

トートバッグのほかにも、フリスク、マスク、アルコール消毒液などで試してみたのですが、トートバッグ以外はブースへの誘因数はほぼ変わらずという感じでしたが、話の盛り上がった来場者に渡したところ、記憶を呼び起こしてくれる確率が高くなるという経験がありました。なので、ノベルティといっても役割が分かれるので、上手く使い分けをすると非常に有効です。

出展社ページへのプロファイル登録

概ね展示会の１か月ほど前になると、展示会開催事務局側から会社のプロフィール情報を入力するように求められます。入力をしていないと事務局側から催促の電話がかかってくる展示会もあるので、忘れず入力をするようにしましょう。因みに、展示会によっては事務局が目に付いたプロフィールの会社を、来場予約した予約者にDMで送ってくれるというケースもあります。

電気・音響・運送業者などへの手配

ブース装飾で忘れがちになってしまうのですが、忘れずに手配をするようにしましょう。

特に運送業者との連絡は忘れないようにしましょう。展示会直前になるとバタバタしてしまうのですが、展示会会場への搬入のためには何日前までに荷物の引き渡しを完了する必要があるというデッドラインがあります。また、展示会会期終了後に撤収をする際も、予め手配をしておかないと展示会会場の発送カウンターの長蛇の列に並ぶ羽目になってしまいますので気を付けましょう。